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80%的工作難題，都是溝通出了錯(cuò)

時(shí)間：2023-09-22

工作越久，越發(fā)現(xiàn)，溝通是一件“眾生皆苦”的事。

比如，跨部門協(xié)作時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，無(wú)論怎么說(shuō)，對(duì)方根本不在意，也不好好干。

再比如，向上溝通時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不理解，自己沒(méi)說(shuō)兩句就被叫停。

這些溝通難題，不但讓人感到心累，也很容易讓組織陷入內(nèi)耗。

那么，我們?nèi)绾尾拍茏龊每绮块T溝通？如何向上管理，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持？

溝通困難的三個(gè)基本事實(shí)

要明白如何做好溝通，首先要知道溝通困難的原因。傅盛認(rèn)為，溝通之難，主要源于幾個(gè)基本事實(shí)：

第一個(gè)基本事實(shí)：每個(gè)人腦海里的信息儲(chǔ)備完全不同

不同專業(yè)背景、不同職位、不同的成長(zhǎng)環(huán)境，使得每個(gè)人在知識(shí)儲(chǔ)備、理解力、思考模式上迥異。

想要與行業(yè)背景不同的人達(dá)成一致，非常困難。而這種困難本質(zhì)上源于各自知識(shí)儲(chǔ)備的差異及由此形成的思維模式差異，最后造成極大的溝通成本。

第二個(gè)基本事實(shí)：語(yǔ)言傳輸是有損壓縮的

文字是一種很了不起的語(yǔ)言，它將信息壓縮到極小的、可反復(fù)被傳播的載體，極大地提高了溝通的效率和信息的傳播范圍，并且得以讓人類實(shí)現(xiàn)協(xié)作，建立共識(shí)。

但文字流承載的信息，極其有限。更重要的事實(shí)在于，當(dāng)雙方進(jìn)行溝通時(shí)，說(shuō)出的任何一段語(yǔ)言，經(jīng)過(guò)壓縮后再還原，即信息的處理和接收，又開始依賴于各自的信息儲(chǔ)備。

整個(gè)信息從壓縮到解壓的過(guò)程，一定會(huì)有損耗。

同樣一個(gè)詞，放在不同的語(yǔ)言體系，一經(jīng)壓縮傳遞，意思變化差之毫厘，謬以千里。

最怕的就是形容詞。不同人看，理解不一樣。你覺(jué)得的“很多”，在我看來(lái)可能就一點(diǎn)點(diǎn)。

第三個(gè)基本事實(shí)：人太容易進(jìn)入以自我為中心的思考模式

每個(gè)人都很容易進(jìn)入以自我為中心的思考模式。這里體現(xiàn)為四種心態(tài)：

第一種心態(tài)：“默認(rèn)對(duì)方是自己肚子里的蛔蟲，你就該懂?！?/span>

別人如果不懂，就懶得溝通。

第二種心態(tài)，“這你應(yīng)該懂啊，我講這么清楚你怎么就不懂？”

或許，別人只是恰巧比你少參加了一次會(huì)而已。

第三種心態(tài)更可怕，叫“自尊（自卑）心態(tài)”。

即“你不理我，我也不理你，我憑什么要找你溝通？”大部分人都折在這種心態(tài)了，不經(jīng)過(guò)思考，直接把問(wèn)題歸結(jié)于對(duì)方。

第四種心態(tài)，叫道德制高點(diǎn)。

很多人跟我說(shuō)，“我什么都不圖，就圖公司能更好”；“我就是想把這件事做好。所以，你們應(yīng)該理解我”；“我很簡(jiǎn)單很純粹，所以這個(gè)事兒一定是你們有問(wèn)題?！?/span>

其實(shí)，每個(gè)人都有自己的訴求。我們不能簡(jiǎn)單地用出發(fā)點(diǎn)或心理優(yōu)越感，代替溝通本身的問(wèn)題。

如果沒(méi)有意識(shí)到問(wèn)題的內(nèi)核，就容易回避溝通能力不足的問(wèn)題。

六條溝通基本原則

如何避免溝通中遇到這些問(wèn)題？

傅盛認(rèn)為，溝通前，我們需要為自己樹立一些溝通的基本原則，他根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和觀察總結(jié)了以下幾條：

溝通原則1：信息盡量透明

一個(gè)好的企業(yè)，一定要在內(nèi)部做到信息透明，這樣做最大的好處就是降低溝通成本。

溝通原則2：多傾聽，理解對(duì)方要表達(dá)的

看一個(gè)人會(huì)不會(huì)溝通，就看他打斷別人的次數(shù)、從他聽人講話的狀態(tài)，就可以辨別。

大部分人不具備傾聽的能力。因?yàn)橐粋€(gè)人的語(yǔ)言輸入效率只占用大腦的20%，冗余的80%經(jīng)常會(huì)被很多人用來(lái)走神，玩手機(jī)或交頭接耳等等。

聽別人講話的人很多，但擁有傾聽能力的人很少。傾聽的本質(zhì)其實(shí)是讓你的大腦高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)順著主講人的主線進(jìn)入別人的世界，理解別人為什么這么講。

擁有這樣的能力，絕非易事，必須刻意訓(xùn)練。

溝通原則3：表述時(shí)zoom in和zoom out結(jié)合，要有框架描述

表述時(shí)要zoom in（意指細(xì)節(jié)描述）和zoom out（意指宏觀概括）結(jié)合，要有框架描述。最怕的是指令型的命令。

所謂框架描述，即要有戰(zhàn)略意圖的描述，也要有目標(biāo)的拆解；不要用形容詞，描述越具體、越清晰越好。

溝通原則4：把溝通本身作為問(wèn)題，不作立場(chǎng)假設(shè)

當(dāng)我們與別人一起協(xié)作，面對(duì)結(jié)果和預(yù)期不一致時(shí)，首先應(yīng)該思考：雙方溝通不到位，而不是“對(duì)方就是不干活，跟我對(duì)著干”。

每個(gè)人都有做事的驅(qū)動(dòng)力，但我們必須承認(rèn)：人都是懶惰的，都有理解能力的局限。

不要輕易去懷疑別人的立場(chǎng)。一旦進(jìn)入立場(chǎng)假設(shè)，中間的過(guò)程就容易被忽略。

溝通原則5：面對(duì)面溝通，效率最高

電子郵件或微信，不能作為溝通手段，最多作為一種信息的備忘手段。

如果問(wèn)題很緊急，很重要，最好的方式是直接選擇面對(duì)面溝通。

面對(duì)面溝通之前，首先做好充分準(zhǔn)備；其次帶著問(wèn)題來(lái)；最后，做好會(huì)議紀(jì)要。如此，效率最高。

溝通原則6：有反饋的溝通，才是有效溝通

當(dāng)你完成一次溝通后，要想辦法去拿到別人的反饋。其實(shí)就是別人到底聽懂了什么。

這樣的反饋，不是拍胸脯說(shuō)，我懂了。而是溝通完后，他做了一份文檔，甚至把剛才溝通的事再講一遍。本質(zhì)就是促使他花時(shí)間去思考，整理思路，最終將溝通結(jié)果做出來(lái)。

以上都是一些比較基本的溝通大原則。但溝通是一個(gè)系統(tǒng)工程，要想做到高效溝通，在具體的實(shí)際運(yùn)用中，還需要刻意訓(xùn)練和靈活運(yùn)用。

跨部門協(xié)作，如何做好溝通？

在企業(yè)中，跨部門溝通，一直是所有人頭疼的一件事。

為什么？

舉個(gè)例子：領(lǐng)導(dǎo)交給你一個(gè)項(xiàng)目，靠你自己很難完成，必須要協(xié)同其他部門配合才行，但這個(gè)事根本不符合人家那個(gè)部門的利益。

你找過(guò)去溝通了，對(duì)方往往是嘴上答應(yīng)，卻遲遲不行動(dòng)。等到你再去追問(wèn)，對(duì)方才會(huì)很敷衍的做一下。

在這種情況下，怎樣才能讓你的需求落地，大家一起完成工作？

脫不花給出了一個(gè)建議：你要忘掉自己原有的身份，不能以居高臨下的視角來(lái)要求對(duì)方做事。而是以“推銷員”的身份，來(lái)推銷你想干成的那件事。

那到底怎么推銷呢？

第一，共識(shí)目標(biāo)和方案，激發(fā)對(duì)方的動(dòng)機(jī)。

一個(gè)真正厲害的推銷員，不會(huì)“強(qiáng)硬的將產(chǎn)品塞給他懷里”，而是“讓客戶覺(jué)得，我推銷的是他需要的，甚至是他提出來(lái)的?！?/span>

所以，在跨部門協(xié)作時(shí)，我們要把我們的方案裝到他的目標(biāo)里。如果他能幫你完成你的任務(wù)，就是在實(shí)現(xiàn)他自己的目標(biāo)，讓你們的目標(biāo)在本質(zhì)上變成一致的。

在這之前，你要先去收集對(duì)方的目標(biāo)，看看在這段時(shí)間里：

ta的主要目標(biāo)是什么？
ta要完成的KPI是什么？
ta從領(lǐng)導(dǎo)那接了什么樣的需求？
領(lǐng)導(dǎo)最近怎么批評(píng)ta了？

這些里面都含著ta的目標(biāo)，你要把自己的目標(biāo)翻譯成ta的目標(biāo)，把ta的目標(biāo)、ta的責(zé)任，翻譯成你這個(gè)方案的目標(biāo)。這么做，你們就有了推進(jìn)方案的共同的基礎(chǔ)。

當(dāng)然，除了目標(biāo)一致，方案也得有共識(shí)。

怎么共識(shí)呢？

① 你要說(shuō)服別人同意你，你要提供一個(gè)最佳實(shí)踐。

最佳實(shí)踐是為了證明這件事不是你自己瞎想出來(lái)的，而是做了很多研究，找到了很多可供參考的信息。

通常，最佳實(shí)踐要來(lái)自于你的同行同業(yè)，他們也用過(guò)這套方案，而且取得了良好的效果。

② 在制定方案的時(shí)候，要承諾關(guān)鍵成果。

你要告訴對(duì)方要做哪些動(dòng)作，這些動(dòng)作背后分別會(huì)帶來(lái)一些什么樣的結(jié)果。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要讓人家提前看到好處，每一個(gè)動(dòng)作通往什么樣的結(jié)果，對(duì)方做決策就變得簡(jiǎn)單了，也會(huì)更有動(dòng)力。

第二，了解和掃除對(duì)方的障礙。

當(dāng)對(duì)方了解你的方案之后，也不一定能夠配合你。

為什么？

因?yàn)樗赡艽嬖谝恍┎荒艽饝?yīng)你的障礙，有一些操作的難題。

有可能是他部門的預(yù)算不夠，他已經(jīng)把今年的預(yù)算花完了，所以他支持不了你。

也可能是他的工作排期很滿，在這段時(shí)間，對(duì)方部門有更重要的既定任務(wù)必須完成，分不出人手來(lái)。

當(dāng)然，也可能是在之前的合作中，你已經(jīng)把對(duì)方給得罪了，部門里的人不愿意再跟你合作了。

對(duì)方的阻礙很可能是特別細(xì)節(jié)的問(wèn)題，很容易被我們忽略，卻實(shí)實(shí)在在地影響了我們。

比如，有一個(gè)合作部門的負(fù)責(zé)人不愿意參加你安排的會(huì)議，你覺(jué)得是她不愿意支持你，但你稍微做點(diǎn)功課，就會(huì)知道，人家家里有倆孩子，一個(gè)4歲，一個(gè)2歲。

你這個(gè)部門挺拼命，為了這個(gè)項(xiàng)目動(dòng)不動(dòng)晚上9點(diǎn)要召集一個(gè)會(huì)，兩天過(guò)去之后，人家就不參加你的會(huì)了，因?yàn)槟銓?shí)實(shí)在在地給人家造成了困擾。

但如果你真的了解了一下對(duì)方的狀態(tài)，你知道她有這么一個(gè)特定的小障礙，在合作的時(shí)候，你是不是就可以適當(dāng)?shù)乜紤]，跟這個(gè)部門開會(huì)，盡量選在中午。

這時(shí)，對(duì)方的障礙就被你給清除掉了，對(duì)方也就沒(méi)有什么道理不再支持你的工作了。

研究對(duì)方的障礙，針對(duì)每一種障礙，去準(zhǔn)備相應(yīng)的解決辦法，這是我們特別值得做的一件事。如果你沒(méi)有幫人家清除障礙，那就不能怪人家沒(méi)有好好跟你協(xié)作。

第三，滿足被看見(jiàn)的人性。

請(qǐng)記?。好總€(gè)人畢生的追求都是被人看見(jiàn)，被人重視。

平級(jí)部門一旦真幫你把事辦成了，你一定要“敲鑼打鼓”地表示感謝，把功勞記到對(duì)方身上，讓對(duì)方意識(shí)到幫你是值得的。

這樣，當(dāng)你再需要進(jìn)行跨部門溝通和協(xié)作時(shí)，就會(huì)一帆風(fēng)順。

如何做好向上管理，與上級(jí)溝通？

要想做成事，除了要做好平級(jí)部門的協(xié)作溝通，更要用好你的上級(jí)。

但大部分人，都太不重視與上級(jí)的溝通。這往往會(huì)造成：你做的事情領(lǐng)導(dǎo)不知道，領(lǐng)導(dǎo)也不知道你的想法，最后活兒沒(méi)少干，卻沒(méi)落個(gè)好處。

那么，有哪些方法，能更好地和上級(jí)溝通，做到向上管理呢？

1.改變心態(tài)，把領(lǐng)導(dǎo)還原成人

我們之所以感到畏懼，排斥、躲避向上溝通，本質(zhì)上是因?yàn)槲覀兘o領(lǐng)導(dǎo)加上了：總經(jīng)理、董事長(zhǎng)、局長(zhǎng)、部長(zhǎng)這些標(biāo)簽。

當(dāng)你能把你的領(lǐng)導(dǎo)還原成人的時(shí)候，就意味著你開始能跟TA好好溝通了。

你會(huì)發(fā)現(xiàn)TA跟你的任何一個(gè)同事沒(méi)有什么太大的區(qū)別，只是手里多了一點(diǎn)權(quán)利，而這些權(quán)利是可以用來(lái)支持我們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的。

2.提高溝通頻率，主動(dòng)匯報(bào)工作

“不到萬(wàn)不得已，不跟領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話”，幾乎是所有人在向上溝通時(shí)會(huì)踩的坑。所以，我們要先建立向上溝通的節(jié)奏，別讓你的領(lǐng)導(dǎo)有“失控感”。

試想：如果一個(gè)下屬?gòu)膩?lái)不主動(dòng)跟上級(jí)匯報(bào)工作，工作中產(chǎn)生什么新想法也不說(shuō)，而我作為上級(jí)，手頭有個(gè)機(jī)會(huì)，一定會(huì)給我可控的下屬，而不會(huì)給一個(gè)失控的下屬。

這是人之常情，換了誰(shuí)當(dāng)上級(jí)都是一樣的。

3.事事有閉環(huán)

很多人對(duì)閉環(huán)這個(gè)詞有誤解，以為事情做完了有交代就結(jié)束了。但切記：不是做完事了才叫閉環(huán)，閉環(huán)的核心是要管理對(duì)方的期待。

作為領(lǐng)導(dǎo)想要的閉環(huán)是什么樣的？

首先，你需要了解領(lǐng)導(dǎo)的期待是什么，當(dāng)你去執(zhí)行一個(gè)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)除了想要了解結(jié)果，TA也想要了解下屬在執(zhí)行過(guò)程中的思路和困難。

假如你被領(lǐng)導(dǎo)派出去幾天見(jiàn)客戶，除了要辦好自己的工作，在領(lǐng)導(dǎo)的視角里，是TA把手里的人際關(guān)系交給了你。

幾天之后，你回來(lái)要給領(lǐng)導(dǎo)交差以外，這幾天當(dāng)中你跟客戶轉(zhuǎn)達(dá)了什么？客戶有什么情況？你們有什么情況？作為領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心都是想知道的。

正確的做法是：這些過(guò)程，跟領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)去溝通，產(chǎn)生一個(gè)閉環(huán)。

這個(gè)閉環(huán)的價(jià)值在于：如果你遇到困難，TA可以幫你，比如，TA可以給這個(gè)客戶再打個(gè)電話過(guò)去，把你做的工作再夯實(shí)一下，一起打配合，你們之間互相成就。

“孤獨(dú)大腦”主理人老喻曾說(shuō)過(guò)：我們通常以為閉環(huán)是為了給別人一個(gè)交代。其實(shí)不是，它甚至也不是為了給自己一個(gè)交代，而是要給未來(lái)一個(gè)交代，產(chǎn)生一個(gè)起點(diǎn)。

所以，你從領(lǐng)導(dǎo)那兒接了活以后，不單單完成的那天需要交付，在過(guò)程中那些無(wú)數(shù)個(gè)重要的閉環(huán)點(diǎn)也要交付，只有抓住這些、做好這些，才能管理好領(lǐng)導(dǎo)的期待，形成真正的閉環(huán)。

4.成為領(lǐng)導(dǎo)的外掛

每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的工作量都很大，你去觀察領(lǐng)導(dǎo)要處理的那些問(wèn)題，能不能主動(dòng)地“抱走”他要處理的一部分繁雜的工作，不僅干，還要干得漂亮，承包TA能力圈的一部分，這樣你們不僅在協(xié)同進(jìn)化，你更成為了TA的外掛。

如果你和團(tuán)隊(duì)協(xié)同進(jìn)化，成為領(lǐng)導(dǎo)的“外掛”，那么，原先讓你苦惱的“怎樣獲得信任”的問(wèn)題、“怎樣爭(zhēng)取資源”的問(wèn)題，都迎刃而解了。

因?yàn)樵谶@個(gè)時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)支持你，就是在支持他自己。

5.帶著方案去溝通

德魯克說(shuō)：“管理者的時(shí)間往往不屬于自己”。領(lǐng)導(dǎo)每天可能要處理很多雜事，所以我們?nèi)绻龅郊值膯?wèn)題，需要領(lǐng)導(dǎo)定奪時(shí)，最好是帶著方案去。

因?yàn)槿绻苯痈I(lǐng)導(dǎo)說(shuō)某件事，讓他想方案，就不可能馬上給到回復(fù)，再之后可能就忙忘了。

所以，我們要明白，自己是這件事的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)和同事是幫手，自己肯定要有一些方案。其次，要給領(lǐng)導(dǎo)選擇題，而不是填空題。

脫不花曾說(shuō)過(guò)一個(gè)例子，我有個(gè)下屬，當(dāng)時(shí)她要催我確認(rèn)一件事情，她的郵件是這么發(fā)的：

“花姐你好。有一件事需要您確認(rèn)，這件事是XXX，我們準(zhǔn)備的方案是XXX，想請(qǐng)您確認(rèn)下這個(gè)方案是否合適。因?yàn)樯暇€時(shí)間是X點(diǎn)，所以請(qǐng)您最遲在X點(diǎn)之前務(wù)必回復(fù)我。或者我在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)來(lái)當(dāng)面找您，如果您這個(gè)時(shí)間不太方便，請(qǐng)務(wù)必告訴我一個(gè)您方便的時(shí)間?！?/span>

你看，當(dāng)我收到這樣一份郵件，我會(huì)清晰地知道，這件事我必須馬上回復(fù)，如果不回復(fù)，后果是什么。

同時(shí)，我會(huì)非常有安全感，因?yàn)槲抑溃@件事哪怕我忘了，問(wèn)題也不大，她會(huì)記著，她會(huì)為這件事的最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

溝通不是天賦，而是能力

太多人低估溝通對(duì)自我能力的塑造作用。當(dāng)你認(rèn)為別人可以獲得更多資源，一定不要簡(jiǎn)單認(rèn)為：他比我能講，比我多跟老板干了幾年。

其實(shí)不是，本質(zhì)是他整個(gè)邏輯思路更強(qiáng)、更清晰、更懂得溝通。

我們一定要意識(shí)到——溝通不是天賦，而是一種能力，是可以被刻意訓(xùn)練、被學(xué)習(xí)、被精進(jìn)的能力。只有如此，你的成長(zhǎng)，才可能真正上一個(gè)大臺(tái)階。

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